日本が先進国の中で生産性が低いと言われていることはご存じでしょうか。
実は、日々行っている業務のおよそ半数は改善の余地が大きく非効率であるとも言われています。
しかし現状が非効率ということは、ポジティブに裏を返せば生産性が大きく上昇する可能性を秘めているとも言えるはずです。
その可能性を現実にすると期待されているのが、近年ホットワードとなってきている「プロセスマイニング」だと考えられています。
本コラムではプロセスマイニングの概要と活用例について、RPAとの親和性についても絡めつつご紹介します。
プロセスマイニングとは？
「プロセスマイニング」は、業務システムのイベントログデータを投入することで業務プロセスを可視化し、俯瞰的な分析を可能にする技術です。
例外フローも含めた全ての業務処理パターンを把握することで、業務課題の発掘や改善に役立ち、業務効率化を更に推進することができます。
また、似たような言葉で「タスクマイニング」というツールもあります。
こちらはWindowsなどPCのログから、個人の業務可視化を行うことができる機能です。
ツールによって細かな分析内容が異なり、プロセスマイニング・タスクマイニングの両機能を兼ね備えたツールもあるため、用途によってツール選定を行うことが大切です。
プロセスマイニングで出来ること
ざっくりイメージが浮かんだところで、プロセスマイニングは具体的にどのような流れで役立つのか？解説します。
①業務可視化
まず、業務の現状把握としての側面が大きく捉えられます。
プロセスマイニングのない時代には、ある業務を可視化しようとしたときに「担当者へのヒアリング」のみによって情報把握することが常でした。
その場合、把握可能な業務プロセスは担当者の主観による情報のみです。
担当者同士のインプット・アウトプットを繋げるだけでも一苦労ですし、認識の抜け漏れやバイアスがかかってしまう可能性も否めません。
もちろん担当者視点の細かな流れを知ることも大切ですが、事実に基づいた客観的な情報としてプロセスマイニングの結果とあわせることで、業務全体の幹と枝葉を両方捉え、複合的に判断することができるようになります。
②課題の発掘
次に、可視化した業務の中から改善可能な部分を見つけ出します。
わかりやすいところでは、例えばこんなエラーが見つけられる可能性があります。
- 正規プロセスよりも処理時間が長い
- 途中で手戻りが起きている
- 仕事が止まっている
- 各人の能力のばらつき
このように課題が発掘できれば、改善へと歩を進めることが可能となります。
改善のための施策は多岐にわたり、その中に自動化という選択肢もあるのです。
RPAとの相乗効果(シナジー)
これからRPAを正しく活用していく上でも、プロセスマイニングの存在は欠かせません。
自動化の前後でプロセスマイニングが及ぼす好影響について、解説します。
case1. RPA自動化「前」に。 ～自動化着手はフロー最適化の後で～
私たちはプロジェクト伴走型のRPAベンダーであると同時に業務コンサルタントとして、予め業務フローをより最適化する重要性について情報発信や実際の支援を行ってきました。
その中でも特に「大規模かつ着実に自動化の効果を出すには、(今までのように)行き当たりばったりの開発サイクルではなく、自動化着手の手前にある業務フローの整理が欠かせない」といった内容は、弊社セミナー視聴者の方々なら耳に覚えがあるかもしれません。
まだ最適化していないプロセスの中で自動化を進めることによって、例えばこんなリスクを抱える可能性があります。
もしくは、既にRPAを導入されている方は経験されているのではないでしょうか。
- 例外だらけで自動化できる業務がない！→実際は全体の1,2割だけが例外
- エラーが出た！でも手作業でリカバリーするのは大変…→各プロセスのIn/Outが整理されていない
- ロボットが二重三重の作業を行っていて非効率。。→ライセンスがもったいない！
これらを避けて通る手段として、事前の業務最適化は十二分に有効ですし、最適化作業にプロセスマイニングを利用すればかなりの負担減が可能です。
case2. RPA自動化「後」に。 ～効果測定と効果予測～
RPAでの自動化だけでなくフローの修正など、業務プロセスに対して何らかの働きかけを行った際、その効果を測定するのは大変です。
しかしプロセスマイニングツールを利用することで、業務にかかる時間(リードタイム)の変化から効果を算出することが容易になります。
また、この使い方を逆手にとって「予め変更後のプロセスの想定効果を算出する」ということも可能です。
業務改善の施策は大がかりになることが多いので、より精緻な試算ができると嬉しいですよね。
まとめ
プロセスマイニングもまた魔法のツールではなく、あくまで業務可視化を実現するツールです。
しかし「業務の可視化→最適化→生産性向上」というサイクルを多数作り出すことで、日本企業の生産性が大きく向上するような期待のできるツールと言えるでしょう。
今後もプロセスマイニングツールについては情報発信していく予定ですので、楽しみにお待ちください。
(こんな情報がほしいといったご要望もお待ちしております◎)
