【対談動画】RPAの運用管理について

先日YouTubeにアップロードした「電通RPA導入をリードした小柳氏と語る、ロボット運用管理の最前線」の動画は御覧頂けましたでしょうか。

RPAは2017年ごろから日本でも話題になり、現在では多くの企業で導入・拡大しています。
しかしながらRPAの運用については現在でもあまり多くは語られてはいないのが実情です。

今回は動画ではお伝えしきれなかったことを少しお話していきたいと思います。
こちらから動画の視聴が可能です。

RPAの推進体制

運用の話に入る前にRPAの推進体制の話を少ししておきます。

多くの企業でRPAを導入する際、まずはPoCをやってスモールスタートから始める、
という流れが一般的です。

そうすると開発担当者がエラー対応や運用も兼任する、というのはよくある話です。
しかし、ロボットの台数が増えてきたり、開発担当者が異動や退職などでいなくなってしまった時にどうなるでしょうか。
おそらく誰も管理・メンテナンスできない、いわゆる野良ロボットになってしまうのではないでしょうか。

そうならないためにも、スタートの段階からきちんと体制をわけることと同時に、
開発・運用のガイドラインやマニュアルの整備、ロボットの共通部分(テンプレート)を用意することなどが大事になってきます。

仮に他の人が作ったマニュアルもない、テンプレートも利用していないようなロボットをメンテナンスしなければならないとしたら地獄のような日々が待ち受けていることは容易に想像できます。
しっかりとしたRPA推進の基盤を作り上げた上で初めて運用ができるといっても過言ではありません。

安定したRPA運用のためにまずは基盤を作ることをオススメします。

RPAの運用とは

動画の中で運用担当者のある日の仕事を少しだけ紹介しました。

ロボットはプログラミングの知識やITの知識がなくても作ることができるのが一つのメリットではありますが、一般的なシステムと違い、エラー発生率はとても多いのはみなさんご存じだと思います。

朝出社したら大量のエラー通知メールがきていてゲンナリ、というのは運用あるあるの話です。

こういったロボットのエラー対応ももちろんですが、運用担当者がやることは他にもありますのでいくつか紹介しましょう。(もちろん企業によって運用担当者の役割は異なりますが…)

・ユーザーからの問合せ
・ロボットの実行スケジュール、実行端末の調整
・各種管理台帳の管理(ロボット、スケジュール、エラー等)
・ロボットが利用しているシステムのバージョンアップに伴う事前の動作確認

など、まだまだ運用担当者がやるべきことはたくさんあります。

ロボットが増えていく中で、これらの運用管理をきちんとこなしていくことが非常に重要であり、安定したRPAの推進につながっていきます。

RPA運用管理ツール – Digital Labor Station

動画内で紹介したDigital Labor Stationは、RPA運用担当者のための管理ツールとして自社開発した、日本初のRPA専用の運用管理ツールです。

主な機能としては、

・様々な台帳を一元管理
・エラー発生時に自動的にインシデントレコードを登録可能
・コミュニケーションの履歴を集約可能
・RPAに関わるタスクを作業チケットとしてカスタマイズして登録可能

などがあります。

その中でも私が一番大事だと思うことは「コミュニケーションの履歴集約」することだと考えています。

運用担当者は本番リリースされたロボットをコントロールすることが求められますが、

開発中のやりとりや出来事はわかりません。

このようなやり取りをメールで行っていた場合、
担当者が変更になると後任の担当者は過去のメールを閲覧できなかったり、メールにロボットIDや業務名がなくて検索しにくかったりということがあります。

また、運用担当者が異動や退職になった場合もすべての情報を引き継ぐことは非常に困難じゃないでしょうか。

つまりこのようなコミュニケーションのやり取りはどこかに集約しておくことが必要です。

Digital Labor Stationではこのようなやり取りを内部のメッセージ機能を使うことで集約し、業務やインシデント、タスクなどと関連付けて集約することが可能です。
様々な台帳を見て情報を参照したり、過去メールを検索するのも一苦労だと感じている方は是非Digital Labor Stationを使ってみてください。

まとめ

今回は動画の補足を少しだけお話しました。

運用ってどうしたらいいのかわからない、という方はまずRPA推進の体制を整えるところから始めましょう。
RPAは短期的な視点ではなく、長期的な視点で考えていく必要がありますので、しっかりとした基盤を作ることが大事です。
その上で運用について検討していくといいと思います。

Digital Labor Station製品紹介ページ

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